Category: Règlement



Service échange du G.P.P.A.C.A.C.

 

 

-Utilité-Rôle.

 

Ce service répond à la demande des associations philatéliques du Groupement. Il est ouvert aux Clubs du Groupement qui en font la demande et qui sont à jour de leur cotisation.

Son fonctionnement démarre avec la saison philatélique dès les premiers jours de Septembre. Il est clôturé, en principe, dans les derniers jours de juin.

 

-Le responsable.

 

Le circuit d’échange est géré gracieusement par un volontaire agrée par le bureau du G.P.P.A.C.A.C. qui le propose au Conseil d’administration.

 

 

Règlement.

 

Article 1

La gestion

 

Les carnets d’échanges, en provenance des bailleurs, sont reçus par le responsable des circulations du groupement. Chaque carnet, devra circuler dans au moins trois clubs, avant d’être retiré et retourné à son propriétaire.

Les prélèvements effectués seront alors réglés en même temps que le retour.

Les carnets peuvent être remis de la main à la main au responsable des circulations du groupement qui signe une décharge. Si les carnets sont expédiés par voie postale, ils le sont aux risques et périls de l’expéditeur, et ne sont sous la responsabilité du responsable des circulations du groupement qu’à leur réception.

Les carnets ainsi reçus sont répartis, en principe, par 15 ou 20, puis remis, dans la mesure du possible de la main à la main aux responsables des clubs qui en font la demande.

 

Article 2

Les bailleurs

 

Les carnets d’échanges mis en circulation doivent être, autant que possible, au format traditionnel de 14X21 cm.

Le N° d’identification et la côte du timbre seront écrits au stylo noir ou bleu.

Le prix demandé pouvant être porté en rouge. Chaque timbre devra occuper une ou plusieurs cases selon son importance. Les cases vides seront alors annulées de façon à ne pas présenter une interprétation douteuse.

Ces indications et côtes devront être celles des catalogues Yvert et Tellier.

Les diverses rubriques de la couverture du carnet à choix devront être renseignées en noir. Seul la référence du GPPACAC sera mentionnée en rouge, afin d’éviter toute confusion.

 

Article 3

Gestion par les clubs.

 

Les responsables des circulations dans les clubs sont priés de se conformer au présent règlement ainsi qu’aux instructions qui pourront être portées sur les bordereaux de remise.

Sauf entente préalable avec le responsable des circulations du groupement, les circulations ne seront pas retenues plus de 12 semaines. Au delà de ce délai, elles seront retournées au responsable des circulations du GPPACAC, par tous moyens à sa convenance, sachant que si l’envoi postal est choisi, il devra se faire en valeur déclarée. La responsabilité du service circulation groupement n’étant effective qu’à réception des dits carnets.

Seront joints à l’envoi, le bordereau avec le détail des prélèvements ainsi qu’un cheque du montant des prélèvements totaux effectués sur l’ensemble des carnets.

 

Article 4

Devoirs des préleveurs.

 

Avant tout, ne pas garder trop longtemps, sans en aviser son responsable, une circulation. Il pénalise ainsi les autres membres du club.

S’assurer à réception, de la conformité du contenu des carnets. En cas d’anomalie quelconque, il doit la signaler immédiatement, le plus clairement possible dans la case correspondante ainsi que sur le bordereau de passage qu’il doit remettre au responsable des circulations avec le cheque du montant de ses prélèvements.

Après prélèvement du timbre, ou du document, il doit annuler la case au moyen de son cachet (noir ou bleu), de son numéro d’adhérent ou de son nom et signature très lisible.

Attention tout échange ou substitution est un vol.

 

Article 5

Gestion des carnets.

Les carnets remis, auront du être routés dans au moins trois clubs.

A la suite des ces trois rotations, les carnets sont retournés aux bailleurs après vérification et comptabilité des prélèvements effectués dans les clubs.

Une retenue de 10% est appliquée sur le montant total des prélèvements.

5% qui auront été retenu par les clubs, et 5% pour les frais de gestion du GPPACAC.

Les carnets sont alors retournés aux divers responsables des associations avec le règlement par cheque, des sommes dues, ainsi qu’un bordereau de retour qui sert d’accusé de réception.

 

Article 6

Bilan financier

 

Le bilan du service d’échange est remis au trésorier du GPPACAC chaque fin d’année, avant le 31 décembre, afin qu’il puisse l’intégré au bilan annuel du groupement.

Un cheque sera adressé en même temps, représentant le solde des 5% retenue pour frais de gestion déduction faite des dépenses engagées pour la bonne tenue du service, accompagné des factures éventuelles.

 

Fait à Roquevaire le 17 juin 2011.

 

Le responsable du service échange                Le Président du GPPACAC

Bernard Vert                            Christian Décory

Service échange du GP PACAC(Format PDF pour téléchargement).

 

 

 

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